¿Cómo la Gestión del Tiempo puede Ayudarle a Evitar el Agotamiento (Burnout) ?

Después de todo, el agotamiento puede hacer que te retrases en tu trabajo, que no cumplas los plazos y que entregues trabajos de menos calidad. Incluso puede que experimentes la postergación, te desconectes y te golpees contra un muro. Aún más problemático, el agotamiento puede poner en tensión tus relaciones personales, darte una pésima reputación profesional y poner en peligro tu salud. A continuación te explicamos cómo la gestión del tiempo puede ayudarte a evitar el agotamiento.

¿Qué causa exactamente el agotamiento?

La respuesta a las causas del agotamiento puede variar de una persona a otra. Por ejemplo, el trabajo en un ambiente tóxico es un factor. Si te acosan, presionan o maltratan con frecuencia, entonces, por supuesto, estarás en un estado de agotamiento físico, emocional y mental.

Otras causas de agotamiento pueden ser no tener expectativas claras o no ser reconocido por tu trabajo. Pero, con mayor frecuencia, el agotamiento es el resultado de una mala gestión del tiempo.

Causas como centrarse principalmente en tareas poco estimulantes, abordar listas de tareas excesivas y comprometerse en exceso pueden resolverse gestionando el tiempo de forma más eficaz. Lo mismo ocurre con factores como trabajar en un ambiente de trabajo caótico, responder a los correos electrónicos las 24 horas del día, los 7 días de la semana y sentir que nunca tienes un segundo para ti mismo.

¿La gestión del tiempo resolverá todos sus problemas? Por supuesto que no. Pero, administrar su tiempo es un excelente comienzo si quiere evitar la ira y la apatía del agotamiento.

Conoce tus limitaciones

A veces hay una obsesión enfermiza con los adictos al trabajo.  Sin embargo, trabajar algo así como 60 a 80 horas por semana es una locura.En caso de que no hayas recibido el memorándum todavía, no eres un robot. No posees super poderes que te hagan impermeable a la fatiga. Eres un ser humano que necesita tiempo para descansar y recargarse.

Siempre intenta conocer la respuesta a estas preguntas, ¿Sabes cuánto puedes hacer en un día y de forma realista? ¿Sabes cuándo estás llegando a tu punto de ruptura? ¿Tienes estrategias listas para evitar un punto de ruptura? Cuando está fuera de horario, ¿ha elegido formas de disfrutar de su tiempo de inactividad?

Prioriza tu tiempo

Mira de cerca todo lo que tienes que hacer. Mientras que todo puede parecer significativo, el hecho es que estás dedicando mucho tiempo y energía a las áreas equivocadas. Como resultado, terminas concentrándote en cosas que son tediosas o menos significativas.

Para contrarrestar la pérdida de tiempo en tareas menos esenciales, aprendes a priorizar tu tiempo. Una de las formas más fáciles de calcular los plazos sería centrarse en no más de tres cosas que quieras completar hoy. Lo ideal sería que fueran tareas que tuvieran un propósito o que te acercaran al logro de un objetivo.

Por supuesto, esa estrategia no funciona para todos. Afortunadamente, hay varias maneras de priorizar tu tiempo. Algo que funciona ahora, puede no funcionar más tarde, así que siempre estarás atento a las formas beneficiosas de priorizar tu tiempo. Ejemplos de ello serían establecer objetivos SMART, usar una matriz de prioridades y seguir la regla 80/20.

Alinea tus niveles de energía con el trabajo que estás haciendo

Averigua cuáles son tus ritmos ultradianos específicos. Los ritmos ultradianos son ciclos biológicos que ocurren a lo largo de un día de 24 horas. Es posible que los ciclos biológicos no signifiquen mucho para ti. Pero juegan un papel esencial en el flujo y reflujo de tu energía a lo largo del día. Los ritmos ultradianos significan que puedes concentrarte durante una hora en una tarea antes de tomar un descanso, y pueden ayudarte a planificar tu día para una máxima productividad.

Debes trabajar en tus tareas más importantes o desafiantes cuando tengas más energía. Durante las pausas de energía, tómate un descanso o concéntrate en objetivos menos críticos. Es una técnica más efectiva para noquear tu trabajo más vital cuando no estás luchando contra ti mismo cuando estás fresco. ¿Alguna vez has intentado trabajar cuando estás agotado? Lleva más tiempo y cometes más errores.

Aprende a delegar

¿Recuerdas cuando estabas pensando en cómo priorizar tu tiempo? Estoy seguro de que te encontraste con cosas que eran importantes pero no necesariamente merecían tu tiempo. En lugar de intentar averiguar cómo encajar estas responsabilidades en tu agenda, asígnaselas a otra persona.

Ahora, esto no significa pasar todas tus obligaciones a otra persona. Delegar es saber qué tareas deben ser trabajadas por la persona adecuada. Aquí hay algunos ejemplos comunes de tareas diarias que deberían ser delegadas:

  • Contabilidad y reservas
  • Tareas administrativas, como la gestión de la agenda.
  • Servicio al cliente.
  • Entrada de datos.
  • Marketing.
  • Embalaje y envío.
  • Producción.
  • Soporte técnico y de TI.
  • Diseño y mantenimiento del sitio web.

Se sorprenderá de cuánto más tiempo libre y menos estrés tendrá cuando delegue algunas de sus tareas menos emocionantes, y es la forma más sencilla de reducir su carga de trabajo.

Practica el método KonMari

Familiarízate más con Marie Kondo. Es una consultora de organización conocida por sus propios métodos de organización. Apropiadamente llamado el método KonMari. Kondo te hace preguntar si algo te hace feliz. Hay muchos gifs y chistes sobre cómo provocar alegría, pero es una gran idea cuando necesitas reducir las opciones y sintonizar con las cosas que te motivan.

Por lo general, la alegría de la chispa se aplica para mantener tu casa o lugar de trabajo libre de desorden. Por ejemplo, si una prenda de vestir o un mueble no te da alegría, entonces tíralo o dónalo. Manteniendo tu vida simple y organizada, estarás menos estresado.

El mismo concepto también puede ser usado para ayudar a prevenir el agotamiento. Vuelve a revisar tu lista. ¿Qué cosas no te gusta hacer? ¿Alguna lista contiene cosas que no son necesarias? Si es así, delegue o elimínelas de su agenda diaria.

También deberías usar este método para mantener tu vida digital en orden. Esto significa que si un boletín de noticias ya no sirve para nada, desafiliate de él para mantener tu bandeja de entrada menos llena. Si una cuenta de medios sociales sólo te hace más ansioso y distraído, borra la cuenta.

Rastrea tus interrupciones

Rastrea tus interrupciones un par de veces al año. Se sorprenderá de lo que se cuela en su agenda en poco tiempo. Tienes que registrar todas las interrupciones para evitar el agotamiento. Cualquier método funciona, pero se recomienda el uso un cuaderno y anoto cada vez que me interrumpen en el trabajo. Ya sea que se trate de una notificación en mi smartphone, de llamar a la puerta de mi oficina o de mi estómago gruñendo de hambre, anoto cuándo y qué me distrajo para poder tomar medidas para eliminarlos.

Por ejemplo, si notas que querría hurgar en la cocina de la oficina a eso de las 10:30 a.m. Demasiado temprano para almorzar. Pero, necesitas  comer algo. ¿La solución? Mantener bocadillos saludables en la oficina. Además, puedo pasar a ver cómo está mi equipo cuando voy a comer, y la práctica ha reducido el número de interrupciones a mi puerta.

Reducir las reuniones

Sin duda, el principal robo de tiempo en el trabajo son las reuniones. Aunque la hora exacta varía, es posible que pases entre el 35 y el 50 por ciento de tu tiempo en las reuniones. Personalmente, creo que eso es absurdo, y no lo hacemos en mi negocio. Sin embargo, me doy cuenta de que las reuniones son necesarias. Entonces, ¿cuál es el compromiso aquí?

Para empezar, sea realista sobre cuántas reuniones puede reservar en un día sin interferir con su trabajo. También puedes programar todas tus reuniones en el mismo día o reservar un día a la semana en el que no se permitan las reuniones.

En segundo lugar, pregúntese si la reunión es realmente necesaria o si hay una alternativa. A veces una rápida llamada telefónica, un correo electrónico o un hilo flojo será suficiente. También podrías usar un software de gestión de proyectos para seguir el progreso de todos.

Haz tu calendario flexible

Algunas personas te dirán que debes programar cada minuto de tu día. En teoría, se entiende. Sobre programar y programar cada minuto asegura que no pierdas tu valioso tiempo. En realidad, sin embargo, un calendario lleno no funciona de esa manera.

Los calendarios rígidos pueden ser abrumadores y causar agotamiento cuando te sientes obligado a seguir con el programa que has creado. El esfuerzo puede volverse demasiado intenso con un calendario sobrecargado, que no te da flexibilidad para abordar lo inesperado o permitir la espontaneidad.

A lo largo del día, deja una o dos horas libres. Eso no significa que puedas perder el tiempo, pero te da la disponibilidad para manejar una emergencia o terminar una tarea que te tomó más tiempo de lo que habías planeado. Y si tu día está libre de sobrecargas y dramatismos, puedes usar ese tiempo para leer, meditar, organizar tu área de trabajo, salir a caminar o ayudar a alguien del equipo que pueda estar atrasado.

Tampoco planee cada minuto de su tiempo de inactividad. ¿Qué pasa si no tienes planes para este sábado? Puede que te despiertes queriendo hacer un viaje de último minuto. Como no tienes nada más programado, puedes aprovechar el descanso y disfrutar de este lujo.

Aprende a relajarte y a desahogarte

Finalmente, supere su culpa o ego para evitar el agotamiento. No tienes que estar “encendido” cada segundo que pases despierto. Tómate un tiempo fuera del trabajo y disfruta. Recuerda, hay mucho más en la vida que el trabajo. Además, todos necesitamos estos descansos para relajarnos, dejar la tensión fuera y recargar las baterías.

 

 

 

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